Распишите ближайшие события

Случается, что задачи “зависают” в списке дел и не выполняются. Как правило это значит, что у сотрудника, отвечающего за решение задачи:

• недостаточно мотивации для ее выполнения
• нет представления, как эту задачу решить
• есть дополнительные выгоды от того, что задача не решается

Во многих случаях хорошо помогает техника расписывания решения по шагам.

Важно! Писать шаги должен тот, кто будет их выполнять. Поэтому если задачу будет выполнять коллега, и он постоянно “тормозит”, то можно “сесть ему на голову” и с помощью вопросов подтолкнуть его к написанию этих шаги. Это немного напоминает коуч-сессию

Что нужно делать:

1. Задайте вопрос: “А какой может быть первый шаг, для решения этой задачи?”
2. Как правило, мы слышим три типа ответов: “не знаю”, нужна информация, или какое либо действие. Скажем заранее нам нужен ответ-действие, желательно чтобы это действие приближало к цели. Например: написать страницу текста из головы на заданную тему, созвониться и назначить встречу с регистратором. И все остальные ответы мы используем как ступеньки для получения ответа-действия.

   Важно! Мы не подсказываем, мы только спрашиваем. Желательно даже контролировать мимику, чтобы не давать подсказок невербально.

3. Если мы услышали “не знаю”, тогда следует уточнить: “А что надо сделать чтобы узнать?”, либо близкий по смыслу вопрос.
4. Если мы услышим ответ, что нужно собрать дополнительную информацию Например: ввести в гуглпоиск словосочетание “рост энтропии” и прочитать документацию, или прочитать 5 статей, нам следует попросить сотрудника поставить тайм-бокс на выполнение этого шага (так как изучать можно бесконечно). И, после истечения таймбокса, опять побеспокоить его с вопросом: “Что ты будешь делать на основании полученной информации? Какое следующее действие?”. Мы ожидаем получить ответ-действие.
5. Повторяем вопросы для определения последующих шагов, пока не получим цепочку действий, которая заканчивается выполнением задания. На этом этапе помогают вопросы:
   1. Что следует сделать после?
   2. Как приблизится к цели задания?
   3. Какие результаты ты ожидаешь получить после выполнения этого шага?
   4. “Когда будет результат?” (по необходимости предлагаем поставить четкий таймбокс или сделать привязку ко времени)

Используем принцип убывающей детализации, первый шаги прописываем подробно с небольшими таймбоксами, последующие описываем более общими. Максимум внимания именно на первые шаги.

На автомате на создание подобного списка уйдет 20-30 секунд для небольших задач и несколько десятков минут для больших. Поскольку главная задача этого списка – мотивация на работу, устранение замешательства и преодоление прокрастинации, то точность тут не так важна, как легкость и быстрота. Единственный шаг, который стоит внимательно обдумать, это первый, остальные должны сложиться автоматически. Главное – нужный настрой!

(C) Эмоциональный Скрам, ролик “Backlogs”. Присоединяйтесь к нам!